Dijital dönüşüm çağında işletmeler için e-fatura kullanımı artık bir tercih değil, zorunluluk haline geldi. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun olarak dijital ortamda fatura kesebilmek için ya doğrudan entegrasyon, GİB portalı ya da özel entegratör hizmetlerinden biri tercih edilmeli.
Peki, özellikle orta ve büyük ölçekli işletmeler için en yaygın yöntem olan özel entegratör seçimi nasıl yapılmalı? Bu yazıda, özel entegratör seçerken dikkat edilmesi gereken temel kriterleri ele alacağız.
1. GİB Onaylı Olmasına Dikkat Edin
İlk adımda seçilecek entegratörün GİB tarafından onaylanmış bir özel entegratör olduğundan emin olun. GİB’in resmi sitesinden onaylı entegratörler listesine ulaşarak bu bilgiyi kolayca kontrol edebilirsiniz.
2. Güvenlik ve Veri Yedekleme
e-Fatura, ticari işlemlerinizin dijital belgesi olduğundan, veri güvenliği kritik öneme sahiptir. Seçilecek entegratörün:
- ISO 27001 Bilgi Güvenliği Sertifikası’na sahip olması,
- Verilerinizi düzenli olarak yedeklemesi,
- Felaket kurtarma planları sunması, önemlidir.
3. Teknik Destek ve Müşteri Hizmetleri
Her sistemin teknik desteğe ihtiyacı olur. Bu nedenle:
- 7/24 ulaşılabilen bir destek hattı,
- Hızlı yanıt süresi,
- Uzman ve deneyimli bir destek ekibi, seçim kriterleriniz arasında mutlaka olmalı.
4. Entegrasyon Esnekliği ve API Desteği
Kullandığınız ERP ya da muhasebe sistemine kolayca entegre edilebilen bir özel entegratör, iş süreçlerinizi kesintisiz yürütmenizi sağlar. API dokümantasyonu detaylı ve geliştirici dostu olmalı. Ayrıca:
- Otomatik fatura gönderimi/alımı,
- Geri bildirim alma (durum sorgulama),
- Toplu işlem yapma gibi özellikleri desteklemeli.
5. Kullanıcı Deneyimi ve Arayüz
Her kullanıcının teknik bilgisi aynı düzeyde olmayabilir. Kullanıcı dostu, sade ve anlaşılır bir arayüz hem eğitim süresini kısaltır hem de işlem hatalarını azaltır. Eğer mümkünse demo talep ederek sistemi önceden test etmek faydalı olur.
6. Fiyatlandırma Politikası
Fiyatlandırma modelinin şeffaf ve ihtiyacınıza uygun olması önemli. Aylık sabit ücret mi alınıyor yoksa işlem başına mı ücretlendirme yapılıyor? Ek modüller ya da kullanıcı sayısı için ekstra ücretler var mı? Tüm bu soruların yanıtlarını netleştirin.
7. Referanslar ve Müşteri Yorumları
Seçmeyi düşündüğünüz entegratörün referanslarını inceleyin. Sektörünüzdeki firmalarla çalışmış olmaları artı bir puandır. Ayrıca forumlarda, sosyal medyada ya da değerlendirme platformlarında kullanıcı yorumlarını incelemek, beklentinizle örtüşüp örtüşmediğini görmenizi sağlar.
Sonuç
e-Fatura entegrasyonu, doğru bir özel entegratör seçimiyle sizi birçok zahmetten kurtarır, süreçlerinizi dijitalleştirir ve hata payını azaltır. Uyumlu, güvenilir ve kullanıcı dostu bir çözüm ile işlerinizi hızlandırabilir, yasal uyumluluğu da gönül rahatlığıyla sağlayabilirsiniz.
Doğru entegratör, sadece bir hizmet sağlayıcı değil, aynı zamanda dijital dönüşüm yolculuğunuzda stratejik bir iş ortağıdır.